Inwoners betrekken bij regiobeelden, regioplannen en transformatieplannen. Aan motivatie geen gebrek.

1 juli 2023, dat was de deadline waarop partijen in de regio een gezamenlijk en gedragen regiobeeld moesten indienen. Onder enorme tijdsdruk moesten zij elkaar weten te vinden en een proces inrichten om gezamenlijk een beeld van hun regio te kunnen maken. Een beeld dat onder ander inzicht moest geven in de zorgbehoefte van de inwoners in hun regio.

Robuust was in veel regio’s betrokken bij de totstandkoming van het regiobeeld. We zagen, ondanks alle goede intenties, dat door de tijdsdruk en de onbeantwoorde ‘hoe dan-vraag’ inwoners niet of nauwelijks betrokken werden. Een gemiste kans om echt de behoefte van een regio goed in beeld te brengen. Maar ook begrijpelijk gezien de omstandigheden. We blikken nu, een half jaar later, terug om te onderzoeken wat we hiervan kunnen leren en welke inzichten we mee kunnen nemen in andere trajecten.

Op zoek naar het waarom

Met verschillende collega’s, die betrokken waren bij de totstandkoming van de regiobeelden, hebben we in kaart gebracht hoe inwoners zijn betrokken bij de regiobeelden. In alle regio's is Zorgbelang of Burgerkracht betrokken, zo blijkt. Op verschillende manieren, van het deelnemen aan het kernteam tot het meelezen in het regiobeeld. De directe betrokkenheid van inwoners heeft vaak niet plaatsgevonden. Waarom dat zo is? Daar hebben we antwoord op proberen te geven aan de hand van het Triade model. Dit model gaat er van uit dat er zowel voldoende motivatie, capaciteit als gelegenheid moet zijn om bepaald gedrag te vertonen.

Factor motivatie

Inwonersparticipatie is niet vanzelfsprekend, maar aan motivatie lijkt over het algemeen geen gebrek. Partijen erkennen dat de ervaringen en behoeften van inwoners een belangrijke bron van informatie is en de wil om inwoners te betrekken is er dan ook.

Factor capaciteit

De ‘hoe dan-vraag’ hebben we vaak terug gehoord. Hoe geef je vorm aan de stem van de inwoners? Hoe breng je inwoners in positie? Hoe kom je voorbij het n=1 verhaal? Hoe zorg je voor een representatieve inbreng van inwoners? We merken dat het vaak ontbreekt aan voldoende kennis, vaardigheden en instrumenten om inwonersparticipatie handen en voeten te geven. Vaak werd daarvoor de hulp van Burgerkracht of Zorgbelang ingeschakeld, maar ook zij hadden tijd nodig om hun rol te definiëren en tot een concreet voorstel te komen.

Ook de beperkte financiële capaciteit speelde een rol. De beschikbare ZonMw-subsidie voor burgerparticipatie was een positieve impuls, maar vaak was er te weinig tijd om voor de deadline een aanvraag in te dienen.  

Factor gelegenheid

De factor tijd is al een aantal keer voorbijgekomen. Tijd om elkaar als partijen te vinden, tijd om een goed proces voor inwonersparticipatie te ontwerpen en tijd om financiële middelen bij elkaar te krijgen. Wil je inwoners betekenisvol betrekken dan heb je voldoende tijd nodig om inwoners te mobiliseren, inwonersparticipatie te organiseren en voor de daadwerkelijke uitvoering. En die tijd was te beperkt door de strakke deadlines uit het IZA.

Aan welke knoppen kan jij draaien?

Capaciteit en gelegenheid zijn dus belemmerende factoren gebleken in het betrekken van inwoners bij de regiobeelden. Ook al is de motivatie hoog, als het vastloopt op het gebrek aan capaciteit en tijd komt participatie onvoldoende van de grond. De onwetendheid en beperkte middelen zorgen in dat geval vaak voor een zekere mate van onzekerheid, machteloosheid en handelingsverlegenheid. En helaas heeft de factor motivatie de neiging zich naar dit soort gevoelens te voegen, waardoor de motivatie ook afneemt. Extra belangrijk dus om tijdig aan de knoppen capaciteit en gelegenheid te draaien. Zo zorg je ervoor dat burgerparticipatie niet gaat om ‘het zetten van een vinkje’, maar om een structurele procesverandering.

Hierbij een aantal tips hoe je zelf kan ‘draaien’ aan de knoppen capaciteit en gelegenheid.

• Om het participatieproces goed in te richten is er kennis, tijd en aandacht nodig. Dit moet vanaf het begin mee georganiseerd worden in de capaciteit en begroting van een project of programma.
• Maak inwonersparticipatie een vast onderdeel van je eigen (project)organisatie.
• Stel bijvoorbeeld prestatie indicatoren vast voor hoe inwoners betrokken worden en welke activiteiten daarvoor georganiseerd worden. Benoem één of twee personen die hiervoor verantwoordelijk zijn.
• Neem participatieadviseurs in dienst en/of vorm een afdeling participatie. Die kunnen zorgen voor kennis, vaardigheden en instrumenten én een coördinerende rol krijgen voor structurele verbinding met inwoners.
• Zorg voor structurele vertegenwoordiging van één of twee inwoners als ‘critical friends’ in je (project)organisatie.
• Soms is het ook gewoon doen. Kijk naar wat er wél mogelijk is met de beperkte capaciteit en gelegenheid. Een eerste stap op de participatieladder (informeren > consulteren > adviseren > coproduceren > meebeslissen) is een stap in de goede richting.
• Overbrug het verschil in kennis, tijd en financiering tussen ‘systeempartijen’ en de burger- en patiënt(organisaties). Om een langdurige relatie op te bouwen kan het helpend zijn om burgerparticipatie op te nemen in de begroting. Dit zorgt voor meer gelijkwaardigheid.
• Creëer ruimte voor het meedenken en reflecteren op ontwikkelingen door ongeorganiseerde burgers om daarmee een zo breed mogelijk beeld op te halen. Digitale technieken kunnen hierbij behulpzaam zijn.
• Snelle successen en de zichtbaarheid hiervan zijn belangrijk om inwoners (blijvend) te motiveren voor betrokkenheid. Richt het proces (of onderdelen van het proces) daarom kortcyclisch in door fases te definiëren met een kop en een staart. Kort-cyclische betrokkenheid creëert meer gelijkwaardigheid en draagt bij aan mede-eigenaarschap door inwoners binnen  het proces.
• Loop je vast in de ‘hoe dan-vraag’, laat je inspireren door goede voorbeelden op te zoeken, webinars te volgen, rapporten te lezen, werkvormen op te zoeken en win advies in bij organisaties zoals Zorgbelang en Burgerkracht.

Robuust helpt je op weg

Hopelijk helpen deze tips je om de stem van inwoners een plek te geven in jouw project, programma of organisatie. Wil je een keer met Robuust in gesprek over hoe je inwonersparticipatie kunt aanvonken in plaats van afvinken? En hoe je participatie een plek kunt geven, verstevigen en borgen in jullie samenwerking? We denken graag met je mee! Robuust kan nieuwe mogelijkheden voor inwonerparticipatie aanvonken. We hebben geen pasklare oplossing, maar delen graag voorbeelden van andere regio’s met je en leggen wanneer nodig verbindingen met anderen uit ons netwerk. Neem hier contact met ons op!